5 mejores escáneres de documentos para el hogar y la oficina

¿Te sientes abrumado por el papel? ¿Estás harto de archivadores y de un escritorio desordenado? Puede que estés leyendo este artículo de revisión porque has decidido que ha llegado el momento de pasar a la tecnología sin papel. Puede que nunca elimines por completo el papel de tu oficina, pero puedes hacer fácilmente una versión electrónica de cada papel que tengas. Tus documentos serán más fáciles de acceder, más fáciles de encontrar y más fáciles de compartir. Para empezar, necesitarás un escáner de documentos de calidad.

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente documentos de varias páginas y convertirlos en documentos electrónicos con capacidad de búsqueda. Suelen contar con alimentadores de hojas fiables que pueden contener docenas de páginas de papel, pueden escanear ambas caras de una página a la vez y vienen con un software que puede guardar todas esas páginas en un PDF con capacidad de búsqueda.

Muchos son ahora inalámbricos, por lo que no tienen que vivir en tu escritorio atados a tu ordenador. Pueden escanear a varias ubicaciones, incluyendo ordenadores, dispositivos móviles y la nube.

ScanSnap iX1500 de Fujitsu es considerado por muchos como el mejor escáner de documentos disponible. Estoy de acuerdo, y tengo uno en mi propia oficina. Es rápido y fiable, y su gran pantalla táctil te permite escanear documentos largos en diversos lugares sin necesidad de un ordenador.

Para uso móvil, el Doxie Q definitivamente vale la pena considerarlo. Es ligero y diminuto, funciona con pilas, ofrece un alimentador de hojas básico, puede conectarse de forma inalámbrica a tus dispositivos e incluso escanear a una tarjeta SD sin necesidad de otros dispositivos.

La mayoría de los usuarios estarán perfectamente satisfechos si eligen uno de estos escáneres (o ambos), pero no son las únicas opciones. Incluimos otros escáneres muy valorados que también pueden ser adecuados para ti. Sigue leyendo para descubrir cuál es el mejor para ti.

¿Por qué confiar en esta guía de compra?

He pasado por las mismas dificultades que tú con el papeleo. Hace seis años tenía bandejas, cajones y cajas llenas de papeles, y no siempre era fácil encontrar el documento adecuado. Era una usuaria entusiasta de Evernote y llevaba un tiempo pensando en prescindir del papel. Después de investigar un poco, compré el Fujitsu ScanSnap S1300i.

Antes de sumergirme en el escaneo de todas esas páginas, pasé algún tiempo experimentando con los ajustes y resolviendo lo que quería. Finalmente configuré el software incluido para crear PDFs de varias páginas, realizar un OCR para que los PDFs tuvieran capacidad de búsqueda y enviarlos directamente a Evernote. El escaneo de esta forma fue rápido y sin esfuerzo, y se realizó con sólo pulsar un botón en el escáner.

Luego vino el trabajo duro: meses de escaneo. Lo hacía en mi tiempo libre, normalmente unos minutos cada vez, a veces más. Tuve muy pocos problemas. De vez en cuando se atascaba una página (por una grapa o un desgarro), pero una vez que desatascaba la máquina, el escaneado continuaba desde donde se había producido el atasco. No tuve que volver a empezar. En general, el proceso fue muy fluido.

Me deshice de la mayoría de los documentos una vez escaneados. Había algunos documentos financieros que tenía que conservar durante varios años por motivos legales, así que los metí en sobres grandes y claramente etiquetados y los guardé. Conservé algunos documentos por razones sentimentales. Cualquier documento nuevo se escaneaba a medida que llegaba, pero intenté minimizarlo asegurándome de que mis facturas y demás correspondencia se enviaran por correo electrónico.

Estoy muy contenta con cómo ha funcionado todo. Poder acceder y organizar mis documentos digitalmente ha supuesto una gran diferencia. Así que este año decidí actualizarme a la Fujitsu ScanSnap iX1500.

He aquí la razón:

• Su bandeja de documentos tiene capacidad para más hojas de papel, por lo que puedo empezar más fácilmente algunos proyectos de escaneado a gran escala, incluida una gran colección de manuales de formación de cursos que he realizado.
• Es inalámbrica, así que no tiene que vivir en mi escritorio.
• Puedo colocarlo en un lugar más accesible para que otros miembros de la familia puedan utilizarlo.
• Como es inalámbrico, pueden escanear directamente a sus propios teléfonos, así que no tengo que enviarles los escaneos desde mi ordenador.
• Como puede escanear directamente a la nube, no se necesitan ordenadores ni dispositivos. Es una solución todo en uno.

Para complementar mi propia experiencia en el uso de escáneres de documentos, también he comprobado cuidadosamente otros escáneres, teniendo en cuenta las pruebas del sector y las opiniones de los usuarios. Espero que este resumen te ayude a elegir tu propio escáner de documentos.

Mejor escáner de documentos: Los ganadores

La mejor elección: Fujitsu ScanSnap iX1500

El Fujitsu ScanSnap iX1500 es posiblemente el mejor escáner de documentos que puedes comprar. Es inalámbrico y ofrece una gran pantalla táctil que facilita su uso, y ofrece un escaneo a color a doble cara muy rápido de hasta 50 hojas a la vez. Los escaneos se procesan de forma que pueden tener incluso mejor aspecto que el documento original, y el software incluido creará archivos PDF multipágina con capacidad de búsqueda.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 30 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB
• Peso: 3,4 kg, 7,5 lb

El ScanSnap iX1500 está considerado casi universalmente como el mejor escáner de documentos disponible, aunque sea razonablemente caro. Los únicos que no parecen gustarle son los usuarios del modelo anterior, el ScanSnap iX500.

Muchos de esos usuarios consideran que el escáner anterior parecía más robusto y que pulsar un solo botón era más fácil que manejar la nueva pantalla táctil. Como resultado, muchos de ellos dieron al iX1500 una calificación de una estrella, en mi opinión bastante injusta.

Aunque el iX500 ya está descatalogado, todavía se puede comprar y se incluye como opción a continuación. ¿Es mejor que el iX1500 en todos los sentidos? En absoluto, y muchos usuarios están encantados con la actualización. La nueva pantalla táctil de 4,3 pulgadas hace que sea más fácil de usar, y si escaneas directamente a la nube, funciona como un dispositivo autónomo sin necesidad de un ordenador.

¿Por qué es tan popular el ScanSnap iX1500? Tiene una excelente combinación de velocidad, funciones y facilidad de uso. Es rápido, ya que escanea por ambas caras hasta 30 páginas por minuto (aunque los tres escáneres que aparecen a continuación son más rápidos), y el escaneado es silencioso. Caben 50 hojas de papel en su fiable alimentador automático de documentos, y la conexión por Wi-Fi a tu ordenador o dispositivo móvil es facilísima.

También está el software incluido que mejora automáticamente el escaneo y elimina las páginas en blanco, y ofrece la opción de OCR.

El escáner detecta automáticamente el tamaño del papel y si es en color o en blanco y negro, gira automáticamente el escaneado si colocas el papel de forma incorrecta, e incluso puede decidir los ajustes de calidad de imagen que requiere el documento.

Aunque es muy inteligente, también puedes decirle al escáner con precisión lo que debe hacer. La forma más sencilla de hacerlo es crear varios perfiles de escaneado que predefinan los ajustes de escaneado y el lugar al que se envía el documento escaneado. En la pantalla táctil del escáner hay un icono para cada perfil, para mayor comodidad. El escáner es bastante compacto y está disponible en blanco o negro.

No viene con un manual de usuario, aunque hay uno bueno disponible en línea. Me gusta especialmente la detallada sección «Usos», que explica detalladamente cómo utilizar el escáner para una larga lista de aplicaciones, como compartir documentos, escanear revistas, crear un álbum de fotos, organizar tarjetas postales y escanear sobres y recibos.

Pero el escáner no es perfecto. Algunos usuarios señalan que las imágenes pierden un poco de calidad, y eso es cierto; al fin y al cabo, no es un escáner fotográfico. Algunos usuarios informaron de fallos en el software incluido, pero la mayoría parecen haberse solucionado con las actualizaciones posteriores. Todavía estoy esperando que el servicio técnico me ayude con un problema relacionado con el almacenamiento en la nube, y parece que no soy el único. Pero confío en un resultado positivo.

La mayoría de los usuarios parecen estar encantados con el escáner. El iX1500 es bastante duradero, y un usuario actualizó su opinión después de un año para informar de que todo seguía funcionando de forma fiable: motores, rodillos, alimentadores y software. Consigue tomar un trabajo complejo y hacerlo lo más rápido y fácil posible.

Lee mi análisis completo del ScanSnap iX1500 si quieres saber más sobre este escáner.

El más portátil: Doxie Q

Si buscas un escáner para uso portátil, te recomiendo el Doxie Q. Su batería recargable puede realizar 1.000 escaneos con cada carga, por lo que no necesitarás llevar un cable de alimentación. Y puedes guardar tus escaneos directamente en su memoria SD de 8 GB, por lo que no tendrás que encender el ordenador.

Si quieres utilizar tu ordenador o dispositivo iOS, el escáner es inalámbrico para que no tengas que llevar un cable USB, y el ADF abatible te permite escanear documentos de hasta ocho páginas.

Análisis y opiniones Doxie Q

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 8 hojas,
• Escaneo a doble cara: No,
• Velocidad de escaneo: 8 ppm (una cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB,
• Peso: 1,81 lb, 0,82 kg.

El Doxie Q es delgado y compacto, y es el escáner que yo elegiría si hiciera muchos escaneos en el camino, lejos de la oficina. Está diseñado específicamente para su uso móvil, y no tendrás que llevar un cable de alimentación, un cable USB o incluso un ordenador.

Por defecto, tus escaneos irán directamente a una tarjeta de memoria, y esto es estupendo para el uso móvil, pero también significa que tendrás que realizar el OCR en tu ordenador después, como paso adicional. Si lo prefieres, también puedes escanear a tu ordenador a través de USB activando el Escaneado Conectado, pero incluso entonces estarás realizando una importación automática desde la tarjeta SD en lugar de escanear directamente al ordenador.

Para un uso portátil, este escáner parece casi ideal, pero se han hecho algunas concesiones para lograr su portabilidad. Es lento -casi una cuarta parte de la velocidad de nuestro escáner ganador anterior-, tiene un alimentador automático de documentos bastante limitado y no puede escanear a doble cara. Utilizarlo requerirá más tiempo y esfuerzo, pero puedes hacerlo sobre la marcha sin ni siquiera encender el ordenador.

Para un escáner portátil, esto parece razonable, pero no si es tu único escáner. El Doxie Q es demasiado lento si también quieres utilizarlo regularmente en la oficina.

Si quieres un escáner que pueda hacerlo todo, te recomiendo el Fujitsu ScanSnap S1300i o el Brother ADS-1700W que aparecen a continuación. Son más rápidos y pueden escanear ambas caras de la página a la vez sin dejar de ser bastante portátiles. Pero no funcionan con batería, y el S1300i no ofrece conexión inalámbrica: tendrás que encender el ordenador y conectar el escáner a un puerto USB.

Otros escáneres de documentos recomendados

1. Fujitsu ScanSnap iX500

Aunque ya está descatalogado, el ScanSnap iX500 sigue siendo muy popular y todavía está disponible. Aunque sólo tiene un botón y no tiene pantalla táctil, a muchos usuarios les encanta su sencillez y flexibilidad: al iniciar un escaneo con una pulsación corta se realiza un tipo de escaneo diferente al de una pulsación larga. Algunos usuarios consideran que este escáner tiene mejor aspecto y parece más robusto que su sucesor, el iX1500 (arriba).

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 25 ppm,
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB
• Peso: 2,99 kg, 6,6 lb.

Aparte de la falta de pantalla táctil, la iX500 es muy similar a la iX1500 anterior: tiene el mismo alimentador de 50 hojas, resolución de 600 ppp, interfaces Wi-Fi y USB, y diseño compacto. Escanea un poco más lento (pero aún a doble cara), y permite configurar perfiles de escaneado, aunque no encontrarás un icono para cada uno de ellos en el escáner.

Los usuarios lo consideran un caballo de batalla. Lleva disponible desde 2013, así que ha habido muchas oportunidades de probar su durabilidad, y algunos usuarios escanean cientos de páginas cada día. Parece ser la favorita de los despachos de abogados, donde el personal tiene que lidiar con una cantidad ingente de papeleo. Un bufete de abogados compró una en 2013, y cuando murió en 2017 salieron inmediatamente a comprar otra.

Otro usuario compró uno para un proyecto de escaneo que pensaban que les llevaría semanas y lo terminaron en un día. Eso se debe no sólo a la velocidad del escáner, sino también a la facilidad de uso.

Sin embargo, a juzgar por los comentarios de algunos usuarios, parece que la configuración del Wi-Fi no es tan fácil como con el iX1500. Algunos usuarios encontraron el software más difícil de configurar de lo que esperaban, y esos usuarios provienen tanto del campo de Windows como del de Mac. Pero una vez configurado el software ScanSnap, el tiempo que transcurre desde que se pulsa el botón de escanear hasta que se obtiene un PDF de varias páginas con capacidad de búsqueda suele ser significativamente más rápido que el de las impresoras de otros fabricantes.

2. RavenScanner Original

El RavenScanner Original es un escáner muy valorado con muchas características en común con nuestro ganador. Tiene una gran pantalla táctil para escanear sin necesidad de ordenador, un alimentador de documentos de 50 hojas, una resolución máxima de 600 ppp y funciona de forma inalámbrica o por cable (pero utiliza Ethernet en lugar de USB). Sin embargo, su velocidad de escaneo es casi la mitad de la de nuestra ganadora.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 17 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, Ethernet,
• Peso: 2,8 kg, 6,17 lb.

Podrás hacer aún más cosas desde la pantalla táctil del escáner que con nuestro ganador. Al igual que el ScanSnap iX1500, el RavenScanner puede enviar tus documentos escaneados a varias ubicaciones, incluida la nube, pero también puede enviarlos por correo electrónico o fax directamente desde el escáner, y puede guardarlos en una unidad flash conectada. Incluso puedes realizar la edición básica de documentos mediante la pantalla táctil de 7 pulgadas.

Este escáner es un producto nuevo para 2019, por lo que es difícil evaluar cómo resiste el uso a largo plazo. Los usuarios parecen estar muy contentos hasta ahora, y el escáner tiene la valoración más alta de todos los que aparecen en este análisis, pero aún no tiene suficientes opiniones para darle demasiado peso a esa valoración. A los usuarios les encanta poder escanear sin ordenador y lo comparan muy positivamente con los escáneres Fujitsu.

Si buscas algo más potente y estás dispuesto a pagar más, la empresa también ofrece un escáner más caro con mejores especificaciones, el RavenScanner Pro. Tiene una pantalla táctil de 8 pulgadas, un alimentador de 100 hojas y puede escanear 60 páginas por minuto.

3. Epson DS-575

El Epson DS-575 tiene un aspecto similar al de nuestra ganadora cuando está cerrada, aunque tiene una serie de botones y luces en lugar de una pantalla táctil. También tiene especificaciones similares, incluida una velocidad de escaneado ligeramente superior. Aunque lleva más tiempo en el mercado que el iX1500, no ha ganado la misma tracción en el mercado.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas, 96 revisiones,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 35 ppm (a doble cara)
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, USB,
• Peso: 3,67 kg, 8,1 lb.

La Epson DS-575 tiene más en común con la antigua ScanSnap iX500 que con la nueva iX1500. Ofrece conectividad inalámbrica o USB, permite escanear al ordenador, al dispositivo móvil o a la nube, e incluye un alimentador de 50 hojas y tiempos de escaneado a doble cara muy rápidos. Se pueden crear perfiles para diferentes tipos de escaneos. Pero no tiene pantalla táctil, lo que te hace depender más de tu ordenador o dispositivo a la hora de elegir las opciones de escaneado.

Las opiniones de los consumidores son generalmente positivas. Los usuarios consideraron que el software es más fácil de instalar que el de Fujitsu -aunque se quejaron de tener que descargarlo- pero menos capaz una vez instalado. Los usuarios también consideran que recuperarse de un atasco de papel no es tan fácil como cuando se utiliza un ScanSnap -aunque, afortunadamente, los atascos parecen ser bastante raros- y los escaneos en blanco y negro no son de la misma calidad que los escaneos en color.

Otra alternativa muy similar de Epson es la ES-500W. Tiene unas especificaciones idénticas y un diseño muy similar, pero es negra en lugar de blanca. Un problema de la gama de Epson es la falta de diferenciación. Estos escáneres son tan similares que es difícil saber por qué elegir uno en lugar de otro. Las versiones no inalámbricas de ambos escáneres también están disponibles a un precio reducido.

Opiniones del escáner de documentos dúplex Epson DS-575

4. Fujitsu ScanSnap S1300i

El S1300i es el Brother pequeño del ScanSnap iX1500. Tiene la mitad de velocidad y necesita estar conectado a tu ordenador para funcionar. Es más potente que el Doxie Q, pero no es tan portátil. Utilicé uno para escanear miles de hojas de papel durante varios años, y nunca tuve ningún problema.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 10 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 12 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: USB,
• Peso: 1,4 kg, 3,09 lb.

Aunque no es tan rápido como nuestro ganador, 12 páginas a doble cara por minuto no está mal (pero ten en cuenta que la velocidad baja a sólo 4 ppm cuando se utiliza la alimentación por USB, por lo que para trabajos de escaneado más grandes definitivamente querrás conectarte a la corriente). Si tienes una gran cantidad de papeleo que escanear, harás el trabajo el doble de rápido con el iX1500, pero si la portabilidad o el precio son importantes para ti, este escáner es una excelente alternativa.

El alimentador de documentos sólo tiene capacidad para 10 páginas, pero a veces conseguí meter más. Y en el caso de documentos muy grandes, conseguí añadir más páginas mientras se escaneaba la última hoja para producir un único PDF multipágina que contiene todas las páginas.

El funcionamiento con un solo botón era bastante intuitivo, y pude crear varios perfiles de escaneado en mi ordenador. Sin embargo, no pude seleccionarlos desde el escáner, como se puede hacer con el iX1500.

5. Brother ADS-1700W Compact

Para un escáner portátil, el Brother ADS-1700W tiene un montón de funciones. Tiene una pantalla táctil de 2,8 pulgadas, conectividad inalámbrica y un alimentador automático de documentos de 20 hojas. Puede escanear a doble cara a una velocidad de 25 ppm (significativamente más rápido que los otros escáneres portátiles que cubrimos).

Pero tienes que conectarlo a una toma de corriente. No tiene batería como el Doxie Q ni funciona con alimentación USB como el ScanSnap S1300i.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 20 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 25 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, micro-USB,
• Peso: 1,5 kg, 3,3 lb.

Al igual que el ScanSnap iX1500, puedes crear accesos directos para tipos específicos de escaneado, que se mostrarán como iconos en la pantalla táctil. Puedes escanear directamente una memoria flash USB, por lo que es posible escanear sin necesidad de ordenador.

También puedes escanear directamente a tu ordenador o dispositivo móvil. Sin embargo, los usuarios se sorprendieron al saber que el escáner no puede escanear directamente a la nube, al FTP o al correo electrónico sin la ayuda de un ordenador. El sitio web oficial parece ser un poco engañoso en este aspecto.

La velocidad de escaneado es significativamente más rápida que la de otros escáneres portátiles, y el alimentador automático de documentos tiene capacidad para 20 hojas, de nuevo mejor que la competencia. Esto lo convierte en un escáner excelente si quieres utilizarlo tanto en la oficina como en los desplazamientos. Aunque tendrás que llevar contigo un cable de alimentación, la conexión Wi-Fi hace que llevar un cable micro-USB sea opcional.

Aunque creo que el Doxie Q ofrece la mejor experiencia portátil -no necesitas enchufarlo a la corriente ni llevar un ordenador-, el ADS-1700W es una mejor opción para los usuarios que dan prioridad a un escaneado más rápido y a un alimentador de documentos de mayor capacidad. Sólo tienes que tener en cuenta que pesa el doble y que tendrás que llevar un cable de alimentación.

6. Brother ImageCenter ADS-2800W

Pasemos a algunas opciones más caras. La Brother ADS-2800W es más grande y pesada que nuestra ganadora, pero ofrece un escaneado más rápido de 40 ppm y la posibilidad de elegir entre Wi-Fi, Ethernet y USB. Está diseñada para grupos de trabajo pequeños o medianos y admite destinos de escaneado más relevantes para ese entorno, como carpetas de red, FTP, SharePoint y unidades de memoria flash USB.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 50 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 40 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: Wi-Fi, Ethernet, USB,
• Peso: 10,03 lb, 4,55 kg.

Al igual que el ScanSnap iX1500, el ADS-2800 te permite escanear a varios destinos directamente desde la pantalla táctil de 3,7 pulgadas del dispositivo (ligeramente más pequeña). La imagen escaneada se optimiza eliminando las perforaciones, limpiando los bordes y eliminando el ruido de fondo.

Pero a pesar de la rapidez del escaneo, un usuario se frustró por el tiempo que tardaba en procesar el documento después de escanearlo. Informó de que un documento de 26 páginas tardó 9 minutos y 26 segundos, y el escáner quedó inutilizado durante ese tiempo. Parece que utilizaba un ordenador potente, y no estoy seguro de que hubiera un error del usuario.

El software parece más limitado que el de Fujitsu. Por ejemplo, al iniciar escaneos desde la pantalla táctil, sólo un ordenador puede ser el destino. Para enviar escaneos a otros ordenadores tienes que iniciar el escaneo desde ese ordenador.

Si quieres más potencia y estás dispuesto a pagar por ella, considera el Brother ImageCenter ADS-3000N. Ofrece un escaneo aún más rápido de 50 ppm, y está diseñado para grupos de trabajo medianos y grandes, pero no tiene pantalla táctil ni admite Wi-Fi.

7. Fujitsu fi-7160

La serie de escáneres ScanSnap de Fujitsu está diseñada para la oficina doméstica. El fi-7160 es uno de sus escáneres para grupos de trabajo. Cuesta bastante más, pero tiene un alimentador de documentos con capacidad para 80 páginas (en lugar de 50), y escanea a 60 ppm (en lugar de 30). Sin embargo, el aparato es más grande y pesado y carece de pantalla táctil.

De un vistazo:

• Alimentador de hojas: 80 hojas,
• Escaneo a doble cara: Sí,
• Velocidad de escaneo: 60 ppm (a doble cara),
• Resolución máxima: 600 ppp,
• Interfaz: USB,
• Peso: 9,3 lb, 4,22 kg.

Este escáner está diseñado para que un grupo de trabajo pueda escanear documentos grandes de varias páginas más rápido que nunca. Para conseguirlo, ofrece una velocidad de escaneado más rápida y un alimentador de documentos más grande que cualquier otro escáner de los que cubrimos, y está capacitado para realizar nada menos que 4.000 escaneos al día. Si tu objetivo es realizar un trabajo de escaneo de gran tamaño sin complicaciones, el fi-7160 es una buena elección.

Pero esa potencia tiene un coste: este escáner no ofrece conectividad inalámbrica ni pantalla táctil. Tendrás que mantener la impresora conectada al puerto USB de un ordenador de la oficina y seleccionar las opciones de escaneado desde el software incluido que se ejecuta en ese ordenador.

Los usuarios consideran que es un escáner sólido cuando se procesan grandes volúmenes de papel en una sola mesa, por ejemplo, en un despacho de abogados, y muchas oficinas compran varias unidades. La calidad de la salida es muy alta, y con la configuración adecuada, normalmente puedes iniciar un escaneo simplemente pulsando el botón de la máquina.

¿Por qué no usar papel?

«¿Dónde está ese documento?» «¿Por qué mi mesa está tan desordenada?» «¿Archivamos por orden alfabético?» «¿Puedes fotocopiarlo por mí?» «Creo que está en la página 157». «Lo siento, me he dejado el documento en casa».

Son seis cosas que nunca tendrás que decir una vez que no uses papel. Todas las empresas deberían considerarlo. Aquí tienes seis buenas razones:

• Ahorras espacio. Puedes acceder a todos tus documentos desde tu ordenador o dispositivo móvil. No tendrás pilas de papeles en tu escritorio ni una habitación llena de archivadores.
• Busca. Podrás encontrar la información que deseas más fácilmente. Podrás buscar el archivo que necesites y, si se ha realizado el reconocimiento óptico de caracteres, buscar también el texto dentro del archivo.
• Accede en cualquier momento y en cualquier lugar. Puedes acceder a todos tus documentos desde tu ordenador, y llevarlos contigo en un dispositivo móvil.
• Organización de documentos. Utiliza el sistema de archivos para organizar y sincronizar tus documentos, o colócalos en un sistema de gestión de documentos como Confluence, Microsoft SharePoint o Adobe Document Cloud para obtener mayor flexibilidad.
• Compartir y comunicar. Cualquier persona de tu oficina puede acceder a los documentos digitales y compartirlos fácilmente con otras personas a través del correo electrónico y de varios servicios en la nube.
• Seguridad. Los documentos digitales pueden ser fácilmente respaldados, protegidos con contraseña y almacenados en medios seguros.

Lo que debes saber de antemano sobre la eliminación del papel

Escanear todos los documentos en papel de tu oficina es un gran trabajo. No lo hagas más difícil de lo necesario. Eso empieza por elegir la herramienta adecuada para el trabajo.

Es probable que ya tengas un escáner, probablemente un escáner plano conectado a una impresora barata. Puedes tener la tentación de empezar con ese escáner, pero probablemente te arrepentirás. Colocar cada página en el escáner manualmente y escanear lentamente una cara cada vez es una receta para la frustración. Es más probable que abandones que que termines. Un trabajo que te llevaría segundos en el escáner adecuado te llevará horas.

Un escáner de documentos está diseñado para escanear rápidamente documentos grandes de varias páginas. Tienen un alimentador de documentos que te permite escanear hasta 50 páginas a la vez, y normalmente escanean las dos caras del papel a la vez (escaneo a doble cara). El software incluido los almacenará como PDFs de varias páginas y realizará un reconocimiento óptico de caracteres para hacerlos buscables, todo ello en tiempo real.

Pero es útil tener a mano otros tipos de escáneres. Un escáner fotográfico hará un trabajo más preciso con las imágenes, y un escáner plano manejará mejor el material encuadernado y el papel delicado. Una aplicación de escaneo en tu teléfono te permitirá escanear un recibo en un restaurante allí mismo, en lugar de tener que acordarte de hacerlo más tarde.

Una vez que hayas escaneado todos tus documentos, mantente al tanto de la llegada de nuevos papeles, e intenta detener la avalancha. Si hay una opción para recibir ese papeleo electrónicamente, ¡tómala!

Cómo elegimos estos mejores escáneres de documentos

Valoraciones positivas de los consumidores

Llevo años escaneando documentos, pero sólo tengo experiencia real con dos escáneres, así que tengo que recurrir a una gama más amplia de experiencias. En esta revisión, he tenido en cuenta las pruebas del sector y las opiniones de los consumidores.

Las pruebas de los expertos del sector ofrecen una imagen detallada de lo que se puede esperar de un escáner. Por ejemplo, Wirecutter ha dedicado 130 horas a investigar y probar una serie de escáneres durante varios años. Las opiniones de los consumidores son igualmente útiles. Alguien que ha comprado un escáner con su propio dinero suele ser honesto y sincero sobre sus experiencias positivas y negativas.

En este resumen, hemos incluido escáneres con una valoración de los consumidores de 3,8 estrellas o más, preferiblemente con opiniones dejadas por cientos de usuarios.

Con cable o inalámbrico

Tradicionalmente, un escáner de documentos se colocaba en tu mesa y se conectaba a uno de los puertos USB de tu ordenador. En muchas situaciones eso funciona perfectamente, y fue mi configuración durante muchos años.

Pero dificulta el acceso de otras personas al escáner y añade desorden a tu escritorio. Cuando un escáner es utilizado por varias personas, tiene sentido elegir un modelo inalámbrico que pueda colocarse en una ubicación central y escanear a varias ubicaciones, incluidos los dispositivos móviles, o incluso directamente a la nube.

Escaneado rápido de varias páginas

Como paso inicial, mucha gente tendrá un enorme cúmulo de papeles que necesitan ser escaneados. Esa fue ciertamente mi experiencia. En ese caso, un escáner rápido puede ahorrarte semanas de trabajo.

Elige un escáner con un alimentador automático de documentos (ADF) que te permita escanear hasta 50 hojas a la vez. Esto es especialmente útil para documentos muy largos en los que esperas tener un PDF de varias páginas. Busca también velocidades de escaneado rápidas (medidas en páginas por minuto, o ppm), y la posibilidad de escanear ambas caras del papel a la vez.

Portabilidad

Si tu trabajo te lleva fuera de la oficina durante varios días, quizá quieras comprar un escáner más portátil. Muchos de los escáneres de documentos más portátiles no disponen de alimentador de hojas. Son adecuados para escanear una sola página cada vez, pero se vuelven frustrantes con trabajos más grandes.

Por eso sólo hemos incluido en este resumen los escáneres portátiles con ADF. Si vas a comprar un segundo escáner para este fin, te recomiendo el Doxie Q. Si prefieres comprar un solo escáner para la oficina y para viajar, el Fujitsu ScanSnap S1300i o el Brother ADS-1700W ofrecen un mejor equilibrio de funciones.

¿Hay algún otro buen escáner de documentos que merezca la pena incluir en esta lista recomendada? Danos tu opinión.